דיווח נוכחות לבנות ובני השירות המשרתים בשירות המדינה

                                                                                      

בנות ובני שירות יקרים המשרתים בשירות המדינה, 

נודה לסיוע שלכם בחתימה על העצומה החשובה הזו על מנת לחסוך טרחה מיותרת מכולנו בדיווח נוכחות כפול באמצעות שעון הנוכחות במשרד ובאמצעות האפליקציה! 

אנא הוסיפו את שמכם המלא ובהערות את שמו של המשרד בו אתם משרתים. 

 בס"ד                                                                                             כו' טבת ה'תשע"ט

                                                                                                     3 לינואר 2019

לכבוד

ראובן פינסקי                                                                                   רחל ביאלקוביץ'

מנכ"ל                                                                                     ממונה על פניות הציבור

הרשות לשירות הלאומי                                                                  הרשות לשירות הלאומי                                                                      

שלום רב,

הנידון: דיווח נוכחות לבנות ובני השירות המשרתים בשירות המדינה

כידוע לך, בשנה האחרונה החלו עמותות שונות המפעילות את בנות ובני השירות הלאומי, לדרוש מבנות ובני השירות לדווח את שעות הנוכחות באמצעות אפליקציה. דרישה זו כמובן הגיונית ולגיטימית מבנות ובני שירות שאין במקום שירותם מערכת נוכחות, ולכן, במקרים אלה בלבד, יש צורך בדיווח שעות נוכחות באופן שוטף ולא רק לאחר מעשה.

כידוע למשרתים בשירות המדינה ישנה מערכת נוכחות, שבנות ובני השירות נדרשים לדווח בה את כניסתם ויציאתם מהעבודה, באמצעות כרטיס אישי מגנטי, כמו כל עובד מדינה מן המניין. בנוסף, בסוף כל חודש, אנו מטפלים בדו"ח הנוכחות שלנו. שוב, כמו בהתאם לדרישות ובאותה מערכת נוכחות של כלל עובדי המדינה.

היינו מצפים כי במקרה כמו שלנו, בו שעות העבודה של בני ובנות השירות מדווחות באותו אופן, לאותה מערכת ותחת אותם פרמטרים כמו כל עובד מדינה אחר מן המניין, לא נדרש לעבודה נוספת. אך לצערנו לא כך הדבר. היות ואנו נדרשים לדווח את שעות העבודה גם באמצעות אפליקציה (באופן יומי!) התוצאה היא כי אנו נאלצים להשקיע זמן, אנרגיות ומשאבים נוספים בדיווח שעות הנוכחות באמצעות האפליקציה. נזכיר כי מדובר על זמן, אנרגיות ומשאבי אנוש אשר במקום להיות מתועלים לעבודה השוטפת מוסטים לדיווח שעות שאין בו כל תוספת מידע של ממש וכל מטרתו "שכפול" הדיווח שניתן ממילא במערכת השעות המשרדית המשרתת את כלל עובדי המדינה.

בעידן בו המדיה נועדה לייעל המערכת וההליכים הביורוקרטיים אנו מרגישים כי דיווח מקביל בשתי המערכות (ששוב, אינן מוסיפות כל מידע אחת על השנייה) לא רק פוגם ביעילות העבודה אלא גם מבזבז הלכה למעשה את ההון האנושי שהוא בני ובנות השירות, וגם גורם לסרבול מיותר ללא כל תועלת. הפרקטיקה הנוהגת כיום, בה אנו נדרשים להחתים כרטיס במשרד ולדווח על שעות העבודה באפליקציה, יוצרת עבודה כפולה וטרחה מיותרת גם בעבור בנות ובני השירות וגם בעבור הרכזות ועובדי משאבי אנוש במשרדים.

היות ואופן שיטת חישוב השעות שונה בין המשרד הממשלתי (להלן: "המשרד") ובין הרשות לשירות לאומי (להלן: "הרשות") שונה זו מזו נוצר מצב בו יכול ויתגלו פערים בין הדוחות אשר נותנים תמונה שגויה בנוגע למצבת השעות והחופשות של בני ובנות השירות. למותר לציין כי במרבית המשרדים הממשלתיים ישנה דרישה מבני ובנות השירות כי הנ"ל יעבדו יותר משמונה שעות ביום, בעוד הרשות מתייחסת ליום עבודה ככזה הכולל 8 שעות בלבד ואינו כולל שעות נוספות. במקרי קיצון, נוצרו גם מצבים בהם בני ובנות שירות נאלצו להאריך את תקופת השירות הלאומי מעבר לתקופה המנויה, בשל אופן החישוב השונה, אשר יצר מצג לפיו ע"פ הרשות בן/בת השירות סיים את מכסת השעות הנדרשת אך לפי המשרד לא כך היה הדבר.

לעניין כללי דיווח שעות העבודה לבני ובנות שירות, ראה האמור ב"כללים לדיווח פרטים אישיים ונוכחות" (להלן: "כללי הדיווח") בעמוד 20 בחוברת המידע למתנדב אשר הופקה ע"י הרשות ומופיעה באתר האינטרנט של הרשות (ההדגשות אינן במקור):

"...על מנת לעקוב אחר נוכחות המתנדבים בשירות הלאומי-אזרחי יש לנהל רישום נוכחות בהתאם לנוהל זה:

1. כל גוף מפעיל יקיים רישום נוכחות יומי שוטף אודות כל מתנדבת, על גבי דו"ח נוכחות חובה למתנדב/ת בשירות לאומי, או באמצעות דו“ח ממוחשב בנוסח דומה.
2. ברישום יצוינו גם ימי מחלה, ימי חופשה וימי היעדרות אחרים וכן שבתות וחגים (חופשת החגים ע“פ הטבלה המצורפת בעמ‘ 17)
3. באחריות המפעיל, בסוף כל חודש, לסכם את סה“כ שעות ההתנדבות החודשיות ושעות ההיעדרות החודשיות. המפעיל יחתום על דו“ח הנוכחות. לדו“ח יצורפו אישורי מחלה או אישורים אחרים להנמקת היעדרות או כל חוסר אחר
4. הדו“חות יועברו לגוף המוכר בסוף כל חודש. [...]
5. הגוף המוכר יעביר דיווח לרשות השירות הלאומי-אזרחי בהתאם לנוהל הדיווח. על פי הכתוב, לגוף המפעיל האחריות על דיווח הנוכחות של המתנדבים ואינה בידי העמותות...."

כפי שניתן לראות בבירור מהאמור בכללי הדיווח, חובת הדיווח היומית, סיכום שעות הפעילות של בני ובנות השירות והעברת דוחות הנוכחות של בני ובנות השירות המשרתים אצלו, מוטלת על המפעיל. במקרה המדובר בו המפעיל מהווה משרד ממשלתי, בו מותקן שעון נוכחות, ברור כי חובה זו מתבצעת באופן מלא כאשר בני ובנות השירות המשרתים במשרד מחתימים כרטיס באופן יומי, הן בכניסתם והן ביציאתם מעבודתם.  

בשנה החולפת היו כמה מקרים בהם בנות ובני שירות הוזהרו ע"י העמותות כי התקן שלהם יילקח והם ייאלצו לסיים את שירותם הלאומי (על כל המשתמע מכך), באם הדיווח שלהם באפליקציה לא יהיה מלא ושלם. כל זאת בעוד הם דיווחו דיווח מלא במשרד בו הופעלו (באמצעות החתמת כרטיס יומית בכניסתם וביציאתם מהמשרד). בעינינו זהו מצב לא סביר הדורש התייחסות ושינוי מידיי.

נוסף על כך, אין להקל ראש בתחושה הרעה שיוצרת הדרישה המיותרת של דיווח נוסף באמצעות האפליקציה בקרב בנות ובני השירות, כאילו העמותות באות "לרגל" אחרי בנות ובני השירות הלאומי או "לתפוס אותם" כאשר הם לא באמת נמצאים בעבודתם אלא "סתם מדווחים".

הדבר גורם לתחושה של חוסר אמון בין מערכת העמותות ובין בני ובנות השירות, אשר לא רק שלא מקבלים שכר עבור עבודתם אלא מבצעים אותה מתוך תחושת שליחות ורצון אמתי וכן לתרום לחברה. אנו סוברים כי לא כך ראוי לנהוג עם מתנדבים.

אנו דורשים כי הרשות תנחה את העמותות כי במקרים בהם בני ובנות שירות המשרתים במשרדים ממשלתיים ו/או במקום בו מותקן שעון נוכחות, דיווח השעות ייעשה באמצעות שעון הנוכחות המצוי במקום בלבד ללא צורך בדיווח נוסף באמצעות אפליקציות של העמותות.

לטיפולך המסור והמהיר נודה.

בכבוד רב,

בנות ובני השירות המשרתים בשירות המדינה.

   שתפו עכשיו בפייסבוק

» יצירת קשר עם יוזמי העצומה